便利な機能で情報共有もスムーズに
「回覧板はどこまで回っているのかな？」「アンケートには答えてくれるかな？」など、
これまでの自治会における情報配信は時間を要し、不安やストレスが付きものでした。
それが「自治会サポ！」を使えば一気に解決。自治会の円滑な運営を促し、担い手不足も解決へと導きます。
お知らせ（回覧板）機能
これまで回覧板で周知していた内容を、ボタンひとつで住民の方にお知らせできます。
- 即時配信・予約配信ができます。
- 画像などの添付ファイルを付けることができます。
- 配信者はいつでも既読状況を確認できます。
- 住民はいつでも過去のお知らせを見ることができます。
- など…
- 以下のボタンから「自治会サポ！」での運用イメージと導入メリットの詳細をご覧ください。
回覧資料の準備・印刷
会長や班長がお知らせを印刷し、回覧板のバインダーに挟みます。
最初の世帯へ手渡し
ポスト投函や手渡しなどで、最初の世帯に回覧板を届けます。
世帯間での順次手渡し
内容を確認したら、次の世帯へ順番に回覧板を回していきます。
不在時の情報停滞
途中で留守の世帯があると、後ろの世帯への情報伝達が遅れます。
最終世帯から会長へ返却
最後の世帯が確認後、回覧板を会長の元へ手渡しで戻します。
内容の保管や破棄など
回覧板から資料を取り外し、記録として保管するか破棄します。
【この方法の課題点】
印刷や回覧板に挟む作業、回収、保管などがすべて手作業のため、役員の負担が非常に大きくなっています。
一軒ずつ手渡すため日数がかかります。途中で不在の世帯があると止まり、緊急の連絡が間に合いません。
今現在、回覧板がルートのどこにあるのか、誰のところで止まっているのかが外からは把握できません。
雨濡れや紛失のほか、サイン欄から「誰がいつ不在か」が周囲に分かってしまう防犯上の懸念もあります。
スマホでお知らせ作成
役員がスマホ等で内容を入力、または資料をアップロードします。
全住民への一斉配信
ボタンひとつで、回覧板の更新が住民へ一斉に配信されます。
スマホでいつでも閲覧
住民はどこでも、都合の良いタイミングで内容を確認できます。
ワンタップで確認
次の世帯へ回す必要はなく、全ての世帯へ同時に情報が届きます。
状況をリアルタイム確認
役員は誰が見ていないか、既読状況をひと目で把握できます。
配信内容のアーカイブ
住民はいつでも過去の配信をさかのぼって内容を確認できます。
【デジタル化の効果】
印刷、配布、回収がすべて不要に。役員はお知らせを入力するだけ、住民はスマホを見るだけで完結します。
一瞬で全員に届くため伝達が早く、災害時の避難情報や急な予定変更など、即時性のある連絡も可能です。
誰が見ていないかリアルタイムで分かるため、必要に応じて未読者にだけお知らせすることも容易です。
過去のお知らせをスマホで検索して見返せます。紙のように場所を取らず、紛失の心配もありません。
アンケート機能
お知らせにアンケートをつけて配信することで、簡単にアンケートが実施できます。
- 住民は手軽にスマホでアンケートの回答ができます。
- 配信者はアンケート結果をダウンロードすることもできます。
- 災害時の安否確認にも利用することができます。
- など…
- 以下のボタンから「自治会サポ！」での運用イメージと導入メリットの詳細をご覧ください。
アンケートの作成・印刷
役員がパソコン等で原稿を作って、世帯分の枚数を印刷します。
各戸への配布・回収
紙を班長経由で各世帯に配り、期限までに回収して回ります。
役員への紙アンケート提出
班長が回収した紙を役員の自宅へ持ち込んで提出します。
回答の集計など
役員がすべての班の紙アンケートから集計作業を行います。
資料作成
結果をデータ化して印刷。役員会などで共有します。
【この方法の課題点】
印刷、配布、手書きの回収や入力作業など、すべて手作業のため多くの時間と手間がかかります。
手書き文字が読めない、入力漏れ、紙自体の紛失など、手作業によるリスクが伴います。
用紙代やトナー代がかかるだけでなく、過去の紙の保管場所も必要になります。
スマホでアンケート作成
スマホやパソコンで、アンケート付きのお知らせを作成します。
アンケート一斉配布
作成と同時に、LINEやメールにて住民へ一斉配信されます。
スマホでリアルタイム回答
住民はスマホから回答。瞬時にシステムに蓄積されます。
回答状況の確認
役員は配信履歴を開くだけで結果をいつでも確認可能です。
データ出力
結果はCSVファイルとして出力することも可能です。
【デジタル化の効果】
印刷や回収の手間がゼロになりデータ入力も不要となるため、役員の負担が大幅に削減できます。
住民が入力した回答が直接保存されるため、誤転記や紛失の心配が一切ありません。
リアルタイムで集計できるため時間が短縮でき、次の意思決定がスムーズに行えます。
掲示板機能
「自治会サポ！」が住民同士のコミュニケーションの場になります。共助の促進にもつながる機能です。
- LINEアカウントを共有することなく、自治会内での交流ができます。
- 住民であれば、誰でも、いつでも、書き込みをすることができます。
- 画像などの添付ファイルをつけて投稿することもできます。
- 投稿があったら、LINEやメールで通知を受け取ることもできます。
行政お知らせ機能（オプション）
通常の自治会長からの配信以外に、自治体職員様より自治会への配信を行うことができるオプション機能です。
- 自治体の職員様から各自治会に向けてメッセージを届けることができます。
- 自治会や役職を指定した配信も可能です。
- アンケートをとることもできるので、役職ごとのアンケートや、地域ごとのアンケートも可能です。
地域お知らせ機能（オプション）
地域お知らせ機能をご活用いただくと、連合会や公民館など、自治会をサポートする上位の組織からのお知らせ配信が可能となります。地域の様々な構成や、自治体独自の運用に、より柔軟に対応可能なオプション機能です。
- 自治会や役職を指定した配信も可能です。
- アンケート付きのお知らせも配信できます。
複数団体所属機能（オプション）
おひとりの住民の方が複数の自治会に所属できるオプション機能です。例えば、離れて暮らすご親族の自治会のお知らせも確認できるようになります。
- 複数の自治会を切り替えて、お知らせなどの確認ができます。
- 従来の回覧板では確認できなかった他自治会の情報を、手軽に受け取ることができます。
その他
自治体職員様より「自治会サポ！」利用者全員へ周知するテキスト配信機能や、利用状況確認機能。さらに英語や韓国語、中国語など多言語への翻訳機能もあります。
Information機能
住民がアクセスした際にホーム画面の上部に表示されるテキスト情報です。
自治体からの情報や、「自治会サポ！」からの運用情報を表示します。
集計機能
各自治会に登録されているユーザー数、また配信数を計測できます。
自治体様側では、その総数を集計することができます。
表示言語の切替
配信された情報、アンケート、掲示板は多言語に翻訳できます。
増えてきた外国人住民へも配慮しています。
- 英語
- 韓国語
- 中国語（簡体・繫体）
- スペイン語
- ポルトガル語
- ベトナム語